業務フロー設計

NPOが事業を健全に運営するためには、サービスの受け手、支援者、ボランティア、協働パートナーや行政機関など、さまざまな外部関係者との関係づくりが重要です。一方で、多様なニーズを持つ外部関係者のそれぞれの立場や期待に応じて業務を進めていくことは、スタッフやリソースの少ないNPOにとって大きな負担にもなっています。

小さな規模でスタートしたNPOが、事業の成長につれて外部関係者の数や種類が増え、各ステークホルダーとのやりとりが煩雑になり、外部からの依頼や問い合わせに対応するだけで手いっぱいになってしまい、本来事業の運営や改善に力を注ぐことができなくなってしまう、という悪循環に陥ってしまうケースも少なくありません。

業務フロー設計支援プログラムでは、NPOにとって重要性の高いステークホルダーとの関係づくりに関わるコミュニケーションを中心とした業務を整理し、適切な情報発信や効率的な対応業務を実現するために業務フローを改善し、必要な業務ツール類を制作します。

サービスグラントで提供すること

○ NPOが運営上課題を感じる業務を中心に、現状把握・課題抽出を行い、業務改善の方針を提案します。
○ NPOの業務について、業務一覧表や業務フロー図など、視覚的な形で整理し、あるべき業務の流れを設計します。
○ 新たな業務フローを実際に動かすために必要な業務ツールを、所定の工数の範囲内で作成し、提供します。

<業務ツールの具体例>
・ステークホルダーとの接点となるコミュニケーション・ツールのひな型(メール文章のひな型、各種入力フォーム、よくある質問集等)
・NPO内部で使用する業務ツール(会員情報データベースの要件定義書、帳票のひな型等)

標準的なチームメンバー構成

アカウントディレクター
プロジェクトマネジャー
マーケッター
ビジネスアナリスト

こういうNPOにおすすめです

○ 事業活動の対象者や会員、寄付者や関係団体などからの問い合わせが多く、対応に追われて、新しい企画の検討や事業の改善などの重要な業務のための時間を十分に割けないでいる。
○ 事務局長など一部のスタッフに負荷が集中しており、業務に支障が出ることがある。
○ 外部からの問い合わせへの対応能力を向上させることで、より高い成果を挙げられる可能性がある。
○ NPOとして、受益者・参加者等の拡大や新しい事業展開をしたいと考えているが、そのためにも業務の生産性を高め、組織の足腰を鍛えたいという問題意識が高まっている。

★ 本プログラムについての概要説明資料はこちらからダウンロードできます。(PDF 約1.2MB)

活動計算書上の金銭換算値

このプロボノプロジェクトの活動計算書上の金銭換算値は、約300万円に相当します。
活動計算書上の金銭換算値について、詳しくはこちらをご覧ください

これまでの実績紹介

  • 業務フローの見直しが時間と人手不足の改善に役立つことを実感
    more 
  • プロボノチームとの活動を通して課題を再認識。役員の意識が変わりました
    more 

プログラム協働開発パートナー

このプログラムは、日本マイクロソフト株式会社との協働により開発されました。日本マイクロソフトの企業市民活動とサービスグラントとの連携について、詳しくはこちらをご覧ください

 

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