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プロボノプロジェクトの種類
業務改善支援プログラム

業務改善支援プログラム

 

活動のステージの変化にあわせて、集積したノウハウを整理し、次につなげるためには、定期的に業務の流れや団体の運営基盤の見直しなど、以下のような改善が必要となってきます。

 

 

業務フロー設計

 

NPO・地域団体等が事業を健全に運営するためには、サービスの受け手、支援者、ボランティア、協働パートナーや行政機関など、さまざまな外部関係者との関係づくりが重要です。一方で、多様なニーズを持つ外部関係者のそれぞれの立場や期待に応じて業務を進めていくことは、スタッフや資源の少ない団体にとって大きな負担にもなっています。

 

小さな規模でスタートした団体が、事業の成長につれて外部関係者の数や種類が増え、各ステークホルダーとのやりとりが煩雑になり、外部からの依頼や問い合わせに対応するだけで手いっぱいになってしまい、本来事業の運営や改善に力を注ぐことができなくなってしまう、という悪循環に陥ってしまうケースも少なくありません。

 

業務フロー設計支援プログラムでは、団体にとって重要性の高いステークホルダーとの関係づくりに関わるコミュニケーションを中心とした業務を整理し、適切な情報発信や効率的な対応業務を実現するために業務フローを改善し、必要な業務ツール類を制作します。

 

サービスグラントで提供すること

 

  • 団体が運営上課題を感じる業務を中心に、現状把握・課題抽出を行い、業務改善の方針を提案します。
  • 団体の業務について、業務一覧表や業務フロー図など、視覚的な形で整理し、あるべき業務の流れを設計します。
  • 新たな業務フローを実際に動かすために必要な業務ツールを、所定の工数の範囲内で作成し、提供します。

 

業務ツールの具体例

  • ステークホルダーとの接点となるコミュニケーション・ツールのひな型(メール文章のひな型、各種入力フォーム、よくある質問集等)
  • 団体内部で使用する業務ツール(会員情報データベースの要件定義書、帳票のひな型等)

 

標準的なチームメンバー構成

 

 

このような団体におすすめです

 

  • 事業活動の対象者や会員、寄付者や関係団体などからの問い合わせが多く、対応に追われて、新しい企画の検討や事業の改善などの重要な業務のための時間を十分に割けないでいる
  • 事務局長など一部のスタッフに負荷が集中しており、業務に支障が出ることがある
  • 外部からの問い合わせへの対応能力を向上させることで、より高い成果を挙げられる可能性がある
  • 団体として、受益者・参加者等の拡大や新しい事業展開をしたいと考えているが、そのためにも業務の生産性を高め、組織の足腰を鍛えたいという問題意識が高まっている

本プログラムについての概要説明資料はこちらからダウンロードできます。(PDF 約1.2MB)

 

活動計算書上の金銭換算値

 

このプロボノプロジェクトの活動計算書上の金銭換算値は、約300万円に相当します。
活動計算書上の金銭換算値について、詳しくはこちらをご覧ください。

活動運営マニュアル

 

 

限られたスタッフで運営する団体にとって、業務の負荷が一部の人に集中してしまったり、ノウハウを持つ少数の個人なしには活動を実施できないことが、活動のボトルネックになることがあります。
団体の中心メンバーが持つノウハウ(暗黙知)を、文字や図など目に見える形の文書(形式知)にすることで、新しく入ってきたボランティアやスタッフ等も活動に取り組みやすくなり、活動の担い手育成につながるだけでなく、団体の取り組みを必要とする他のグループや地域などにもノウハウを水平展開できる可能性が生まれていきます。

 

活動運営マニュアルの支援は、一部の限られたスタッフ・メンバーのみがノウハウを持っている業務を整理し、「マニュアル」などの文書にまとめます。業務効率を高めるだけでなく、新人スタッフやボランティア、学生インターンなどの人的資源を有効に活用して、組織の世代交代を推進したり、事業を水平展開していく基盤をつくります。

 

サービスグラントで提供すること

 

  • 団体の中心的事業や活動の運営手順を整理し、業務改善につながる提案を行った上で、最終的にマニュアルにまとめます。
  • 団体のスタッフ・関係者だけでなく、想定利用者となりうる外部関係者にもヒアリングを行って、今後の事業展開に役立つマニュアルのコンセプトを提案します。
  • 納品形式は、Microsoft Wordなど、更新可能な文書ファイルとなります。
  • プロジェクトの開始から終了までの期間は約6ヵ月間です。

 

成果物の例

  • ワークショップや教育プログラムの進め方に関するマニュアル
  • ボランティア活動実施にあたっての注意点・確認事項・運営のコツなどをまとめたマニュアル
  • 現在使われている活動マニュアルの改訂・ブラッシュアップ

 

※ 会計・経理処理など、事務作業のみに関する業務マニュアル作成は、本プロジェクトの対象外になりますので、ご注意願います。

 

標準的なチームメンバー構成

 

 

このような団体におすすめです

 

  • 代表や事務局長が忙しすぎる一方で、他のメンバーと作業が分担できていない
  • 事業を拡大していくために、新しい人を巻き込んで仕事を任せなければならない
  • 一部の人にだけ蓄積されている「暗黙知」を「見える化」したい

 

活動計算書上の金銭換算値

 

このプロボノプロジェクトの活動計算書上の金銭換算値は、約350万円に相当します。
活動計算書上の金銭換算値について、詳しくはこちらをご覧ください。

クラウドツール 活用入門

 

団体内の情報共有がメーリングリストではもう限界! しかし、オンラインで提供されるクラウドツール、名前は聞いたことがあっても使い方がよくわからない・・・と、次の一歩に踏み出せない団体も少なくありません。

 

団体の情報共有のあり方を整理し、クラウドツールの基本的な活用方法を学びながら、どのように活用していくのがよいのかを一緒に検討します。クラウドツール導入に一歩踏み出すサポートを提供します。

 

サービスグラントで提供すること

 

  • 団体関係者へのヒアリングを通じて、情報共有の課題を整理し、改善につながる提案を行います。
  • クラウドツールの基本的な情報提供を行い、効果的に活用できるツールは何かを提案します。
  • クラウドツール導入を一緒に行い、運用ルールを提案します。
  • プロジェクトの開始から終了までの期間は、約1ヵ月間です。

 

標準的なチームメンバー構成

 

 

このような団体におすすめです

 

  • メールやメーリングリストで団体スタッフの情報共有を行っているが限界を感じている
  • 複数のスタッフが使用する文書があるが、どれが最新か分からない
  • データファイルを効率よく複数のスタッフで共有したい

 

団体側の負担・申請条件等

 

無料で提供されるクラウドツールを使用する場合は、金銭的な負担はありません。

ただし、有料サービス、オプションサービス・拡張機能などを使用する場合は、各サービスプロバイダが設定する使用料金の支払いが必要となります。

法務相談

 

ボランティアやイベント参加等、一般の人たちの参加を募るうえで、参加規約や同意書など、明文化された文書が必要になることがあります。現状は行っていなくとも、そろそろ口約束だけでは不安・・・。そんな団体のみなさまへ、法務文書のひな型作成などをお手伝いします。

 

サービスグラントで提供すること

 

  • ボランティア活動やイベントで参加者が行う活動を棚卸しし、現在の参加規約や同意書が網羅的に情報提供や対応を記載しているか検証を行います。
  • 参加規約や同意書等の原稿データ(改訂、もしくは、新規作成)を提出します。
  • プロジェクトの開始から終了までの期間は、約1ヵ月間です。

 

標準的なチームメンバー構成

 

 

このような団体におすすめです

 

  • 口約束ではなく、参加規約や同意書など文書を活用して記録を残したい
  • 文書の記載内容が網羅的・適切か見直したい

経理・税務改善

 

 

煩雑になりがちな会計・経費関連の実務のあり方をみなおし、改善提案を行います。会計ソフトのインストールや初期設定、科目や仕分けの整理、立替金の清算ルールや請求書の処理方法、関連する帳票の作成など、経理実務の中で課題点を1ヵ所に絞り、課題解決をご提案していきます。

 

サービスグラントで提供すること

 

  • 団体が抱えている会計・経理上の課題を棚卸しし、整理します。
  • 優先順位をつけ、最も緊急性・効果が高い課題点1ヵ所を特定し、課題解決を提案します。
  • プロジェクトの開始から終了までの期間は、約1ヵ月間です。

 

このような団体におすすめです

 

  • 会計の科目や仕分けを整理したいと思っているが、適切な方法が分からない
  • 経費精算や請求書の処理等のルール化を行いたい
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