プロジェクト紹介
渋谷区スポーツ協会

プロジェクト

業務フロー設計（加盟団体からの情報集約フローの整理と、情報管理・活用方法の設計）

プログラム

行政協働

エリア

東京都

進捗率

0%

団体名

一般財団法人渋谷区スポーツ協会

SDGs

• 03 すべての人に健康と福祉を

渋谷区スポーツ協会は、一般社団法人渋谷ユナイテッドと一般社団法人渋谷区体育協会が令和6年7月に合併して新しく誕生した、スポーツによる地域づくりを推進する団体です。スポーツを「する」だけではなく「見る」「支える」「つながる」活動を通じて、渋谷に関わる誰もが楽しく健康で過ごす機会や場所を生み出すことを目標に活動しています。

中学校部活動の地域展開を受けた推進校での顧問業務支援や指導員配置、独自の横断型地域クラブ「ユナイテッドクラブ」の運営、区民向けスポーツ大会やイベントの企画運営、コミュニティセンターの管理など、その活動は多岐にわたります。

渋谷区スポーツ協会にとって、長年つながりを持つ加盟団体を通じて、より多くの区民にスポーツの場や機会を提供するのは大切な役割のひとつです。現在は31の競技団体・11地区の地区体育会等が活動しており、協会が日々多様な情報の取りまとめや、区民・関係者からの問い合わせ対応、行政への報告業務などを担っています。しかしながら現状、以下のような課題が生じています。

・紙やExcelなど、加盟団体から情報提供される形態、形式がさまざま
・情報形式にバラつきがあることで団体からの提出物を手動で転記・集約する作業により、一度で済むはずのことを何度も繰り返さなければならない状況
・情報提出方法が主にメール添付となっているので、確認漏れが生じやすく、情報管理が困難な構造になっている
・現状は年間を通した各団体の活動情報の集約にとどまっている。これらを生きた情報として広報計画の立案やタイムリーな情報発信につなげたいが、加盟団体数も少なくないのでなかなか手をつけられていない

そこでプロジェクトでは、加盟団体からの情報集約フローの整理と、情報管理・活用方法の設計に取り組みます。大まかには以下のクリアが目標です。

1. 加盟団体との情報集約フローの整理
活動情報の集約フローを見える化し、団体とのやり取りが簡潔になるよう整理します。
（現状のフロー図と改善案、情報提出フォーマットの改善案）

2. 集約された情報の管理・活用方法の設計
広報や団体連携への活用を見すえ、集めた情報の管理方法を提案します。
（加盟団体全体の年間活動カレンダーや団体一覧のフォーマットなど）

上記により手間を減らしながら必要な情報が集まる・管理できる方法を検討することで、スポーツ参加の機会を求める区民・関係者に情報が提供しやすい状態を目指します。

掲載情報はプロジェクト実施時点のものです。最新情報は団体のウェブサイト等でご確認ください。