プロジェクト紹介
一般社団法人東京都ホッケー協会

プロジェクト

業務フロー設計（運営事務のデジタル化と継続的運用体制の整備）

プログラム

行政協働

エリア

東京都

進捗率

0%

団体名

一般社団法人東京都ホッケー協会

SDGs

• 03 すべての人に健康と福祉を

ホッケーは、スティックとよばれる先の曲がった杖でボールを扱い、相手チームのゴールに入れて得点を競う英国発祥のスポーツです。ボールは、公式野球ボールほどの大きさ・硬さのものを扱います。アイスホッケーよりもサッカーに近く、11人制で人工芝のグランドを走ってプレーします。
小・中学生向けになると6人制がメインで、選手交代が何度でもできる（補欠選手がいない）のも特徴です。

東京都ホッケー協会は都内でのホッケー競技の普及振興を目的に、平成30年より活動を開始。正会員として75の登録チーム、1,000名以上の登録者を数えます。大井ホッケー競技場および駒沢オリンピック公園総合運動場の第一球技場にて、社会人リーグや学生リーグの開催をはじめ、ジュニア選手育成強化をはかる「東京チャレンジホッケー教室」の開催、ホッケー初心者向けのイベント開催など、幅広い年代の方がホッケー競技に触れる機会を提供しています。

活動は、ホッケー競技場の使用管理から選手育成まで多岐にわたりますが、有給の専任スタッフはおらず、ボランティアで運営を担っています。

最大の課題は、事務作業のアナログ管理による過度な負担です。まず、年間延べ300人を超える大会ボランティアへの謝金管理では、現場での「手書き署名」を後日理事がExcelへ手入力しており、判読不能な文字や転記ミス、作業のタイムラグによる記憶の曖昧さが大きなストレスとなっています。
また、年間約2,000万円に及ぶ施設利用料の精算業務も極めて煩雑です。都の予約システムでは照明や放送設備といった付帯設備の使用実績が事前に把握できず、さらに一つの予約枠を複数の団体で分割利用することも多いため、「誰が何を何時間使ったか」という実績確認を、個別のメール調整や現場のメモに頼っているのが現状です。請求書が届いてから手作業で実績と照合し、各団体へ請求を振り分ける作業に多大な労力が割かれています。
Google Workspaceを導入したものの、現状は特定の担当者のスキルに依存した「属人化」が起きています。

そこで、今回のプロボノ支援では、デジタル化による業務の簡素化と標準化を通じて、特定の個人に負担を集中させず、誰もが持続的に運営に関わることができる体制を整えていきます。

掲載情報はプロジェクト実施時点のものです。最新情報は団体のウェブサイト等でご確認ください。