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プロジェクト紹介
駒形町会

奉祝神輿渡御
プロジェクト
業務フロー設計(業務の棚卸しと運営改善提案)
プログラム
行政協働
エリア
東京都
進捗率
完了
団体名
駒形町会
SDGs

台東区の東側、墨田川に面し、浅草寺雷門まで歩いて5分ほどの距離に位置する町会です。敬老祝賀会の招待、非常食品の配布、町内最大の行事である浅草三社祭の際の町内伴天貸し出しなどを実施して、町会員同士の親睦を図っています。また、住民の方々と町会活動を通じてつながることができるよう、3年ごとに独自の町会員名簿を発行。最新の名簿作成の際には、比較的新しい住民も名簿作成委員に迎えるなど、新旧住民双方への声掛けを大切にしています。町会員には戸建・マンションの住民のほか、商店・ホテル等の事業者も含まれるのが特徴です。このため広報物の配布方法や町会費の金額・徴収方法にも様々なバリエーションがあり、町会役員が日々丁寧に町会員とコミュニケーションを取りながら活動しています。

今回のプロジェクトでは、町会活動を確実に次世代へ後継していくため、町会業務において要となっている総務分野について、業務内容や流れ、総務と関わりの深い会計など周辺業務の一部を可視化します。現在はごく一部の役員に負担が偏りがちな点を見直したり、新しい役員が部分的に関わったりできるよう整理し、端的でわかりやすい業務概要書や業務一覧の形で納品します。
また、整理の際には、業務の中で町会員とコミュニケーションを取れるポイントも探すことで、幅広い住民の町会運営参画につながるような資料を目指します。

プロジェクト期間目安:3〜4ヵ月

※写真はすべて2019年度以前の活動写真です。

 

敬老祝賀会

餅つき

 

進捗状況

プロジェクトマネージャー:
ちゆきさん
マーケッター:
竹内さん
ビジネスアナリスト:
笹澤さん
はなえさん
五十嵐さん

2021.03.21

細かなところまで最終チェックを行い、各種成果物の最終データを納品しました。こちらでプロジェクト完了、打ち上げの日を調整しています。
最終成果物:町会組織図、年間カレンダー、業務一覧表、業務概要書、求人概要書、ツール運用ノウハウ集、課題と検討論点まとめ

2021.03.21

業務ツール提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2021.03.06

最終提案MTGを実施しました。前回のMTGで挙がっていた細かな修正点を反映してアップデートした成果物をプロボノチームより説明。また、業務一覧表の作成・運用を、総務・会計以外の業務部でも展開していけるように、今後、町会内でプロジェクトチームを組成して取り組んでいく体制をプロボノチームより提案しました。
駒形町会の皆さんからは、「いいものを作っていただいたので、これを町会全体で使っていけるようにしたい」というコメントをいただきました。

2021.02.20

中間提案後の宿題として挙がっていた、プロボノチーム作成の業務一覧表の今後の運用方法について提案しました。また、業務一覧表を町会側で実際に使ってみて、町会のみなさんからのあらためての質問に答えたり、感想や気づきなどを共有しました。

2021.02.07

チームMTGを実施しました。

2021.01.26

中間提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2021.01.23

中間提案を実施しました。成果物として予定していた、総務業務と会計業務についての業務一覧表、業務概要書はほぼ完成形に近いものをプロボノチームから提案し、町会のみなさんからも「早くこれを活用したい」という声を頂きました。残り1カ月の時間を何に注力して進めていくかを議論し、作成した業務一覧表等を、どう継続的に更新し、かつ、一部の人ではなく役員の多くに使ってもらえるような形とするか、どのように共有するかなどについて深めていくことで合意しました。

2021.01.10

中間提案事前ミーティングを実施しました。

2020.12.26

駒形町会の会計担当者に個別ヒアリングを実施しました。

by 宮坂

2020.12.13

1月に予定している中間提案に先立ち、町会役員のみなさんと、今後次世代へ活動を引き継いでいくことも見据えての今回の成果物の具体的なイメージについて擦り合わせを行いました。
プロボノチームはそのままチームミーティングを行い、中間提案に向けてのタスクやチーム内での担当を細かく確認しました。年内にもう一度チームMTGを実施し、1月の中間提案準備を進めていく予定です。

2020.12.05

チームのビジネスアナリスト(BA)3人でミーティングを実施しました。

by 宮坂

2020.12.05

総務業務について担当の方に追加ヒアリングを行いました。

by 宮坂

2020.12.01

駒形町会のある台東区の担当者にヒアリングしました。区の広報物の町会による配布の仕組みについて、駒形町会以外の区の町会・自治会の状況などの情報を得ることができました。

2020.11.29

チームのビジネスアナリスト(BA)3人でミーティングを実施。成果物のイメージを相談し、先方とのMTGに向けた成果物サンプルなどの作成を進めています。

by 宮坂

2020.11.22

11/14,21-22にかけて、町会役員コアメンバー4名と、若手役員2名への個別のデプスインタビューを実施。総務業務の洗い出しと、現役員体制と担い手の次世代後継を見据えた際の課題、という2点を主なポイントとしてヒアリングを行いました。
その後、すぐにヒアリングについての振り返りMTGをチーム内で行い、今後、総務業務の分析等を進め、業務一覧とフロー図の作成、さらに目的を絞った改善提案を作成していく予定です。

2020.10.31

町会6名、チーム5名が参加してキックオフミーティングを実施しました。直接お会いする形での打ち合わせで一挙に距離が縮まり、活発なディスカッションを行う機会となりました。終了後、チーム側は今後の進め方についてミーティングを持ちました。

by 事務局

2020.10.11

キックオフ事前ミーティングをオンラインでチーム全員そろって実施しました。キックオフに向けた資料準備、役割分担などについても確認できました。

掲載情報はプロジェクト実施時点のものです。最新情報は団体のウェブサイト等でご確認ください。

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